IFS-systemet ble administrert fra kontoret – eller basen som jeg liker å kalle det – i Bergen. Gruppen – eller sirkelen som jeg ynder å kalle den – i Bergen, hadde tre hovedpersoner; lederen, hovedkoordinatoren og hovedkonsulenten. Utover disse var det blant annet en IT-ansvarlig. Hver av de syv avdelingene – eller punktene som jeg liker å kalle dem – i IFS-systemet, var ledet av en regionsansvarlig.
Hovedoppgavene til lederen var fra første stund inngåelse av kontrakter med idrettshaller, utarbeidelse og utvikling av konsepter, inngåelse av samarbeid med sponsorer (herunder blant andre mediepartnere, utstyrsleverandører og partnere på promoteringsmateriell) og fortløpende kommunikasjon med disse, overoppsyn med alt som ble publisert på IFS sine websider for bredde- og elitekonseptet samt bevegelsen, utarbeidelse av blant annet sentrale artikler på alle de tre websidene (herunder meningsartikler), kommunikasjon med eksterne medier, og ledelse av nasjonale og skandinaviske mesterskap, samt innledningsvis ledelse av turneringer i nye avdelinger.
Hovedoppgavene til hovedkoordinatoren var rekruttering av regionale ledere og kampledere – og fortløpende kommunikasjon med disse, overoppsyn med alle turneringer og serierunder, overoppsyn med promoteringen i felten i de ulike avdelingene – og landslagsuttak (i samråd med leder) og senere engasjering av landslagsansvarlig (i samråd med leder).
Hovedoppgavene til hovedkonsulenten var kommunikasjon med lagledere og spillere i IFS-systemet, utarbeidelse av turneringsoppsett i alle avdelinger, oppdateringer av maratontabeller og annen statistikk, og økonomiarbeid.
Lederne for de ulike avdelingene var ansvarlige for gjennomføringen av all aktiviteten i sin avdeling (herunder turneringsledelse i sekretariat og bidrag til rekruttering av kampledere) og promoteringen av all aktiviteten i felten regionalt (herunder distribusjon av plakatmateriell o.l.).